Betriebsverpflegung digital: Ihre Kantine. Effizient. Bargeldlos. Planbar.

WebMenü macht Ihre Betriebskantine zur modernen Verpflegungslösung — mit Online-Vorbestellung, bargeldloser RFID-Bezahlung und automatischer Abrechnung von Essenszuschüssen. Weniger Verwaltung, weniger Verschwendung, zufriedenere Mitarbeiter.

Alle Features ansehen

Herausforderungen in der Betriebsverpflegung

Wer eine Betriebskantine betreibt oder beliefert, kennt diese Probleme. WebMenü löst sie systematisch.

Schwankende Mitarbeiterzahlen

Montag kommen 400 Mitarbeiter in die Kantine, Freitag nur 150 — Homeoffice, Außendienst und flexible Arbeitszeiten machen die Mengenplanung zum täglichen Ratespiel. Das Ergebnis: Überproduktion und Lebensmittelverschwendung oder verärgerte Mitarbeiter, die vor leeren Ausgaben stehen.

Bargeld an der Kasse

Barzahlung in der Kantine bedeutet lange Schlangen, langsame Abwicklung und Hygieneprobleme beim Umgang mit Münzen und Scheinen. Kassendifferenzen kosten Zeit und Nerven. Und eine Nachverfolgung, welcher Mitarbeiter was gegessen hat, ist bei Barzahlung schlicht unmöglich.

Essenszuschüsse korrekt abrechnen

Viele Arbeitgeber bezuschussen das Kantinenessen — doch die korrekte steuerliche Behandlung nach §8 Abs. 2 EStG ist komplex. Sachbezugswerte müssen eingehalten, Zuschüsse dokumentiert und an die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Manuelle Abrechnung ist fehleranfällig und zeitaufwändig.

Mehrere Standorte zentral steuern

Unternehmen mit mehreren Standorten stehen vor der Herausforderung, verschiedene Kantinen, unterschiedliche Caterer und standortspezifische Speisepläne unter einen Hut zu bringen. Ohne zentrale Software entstehen Datensilos, inkonsistente Prozesse und ein enormer Koordinationsaufwand.

WebMenü für Betriebskantinen

Sechs Module, die Ihre Betriebsverpflegung auf ein neues Niveau heben — von der Bestellung bis zur Abrechnung.

Online-Vorbestellung

Mitarbeiter bestellen ihr Essen bequem per Web oder App — vom Schreibtisch, aus dem Homeoffice oder unterwegs. Bestellfristen und Stornierungszeiten werden individuell konfiguriert. Das Ergebnis: planbarer Bedarf und deutlich weniger Überproduktion in der Küche.

Bargeldlose Bezahlung

An der Essensausgabe genügt ein kurzes Vorhalten der RFID-Karte oder des Chips — die Abrechnung erfolgt sekundenschnell und vollautomatisch. Kein Bargeld, keine Schlangen, keine Kassendifferenzen. Die Bezahlung kann wahlweise über Gehaltsabzug, Prepaid-Guthaben oder Monatsrechnung erfolgen.

Arbeitgeberzuschuss

WebMenü verrechnet den steuerfreien Sachbezug nach §8 Abs. 2 EStG automatisch. Der aktuelle Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt 4,13 Euro (Stand 2026). Zuschüsse werden pro Transaktion dokumentiert und können direkt an die Lohnbuchhaltung exportiert werden — revisionssicher und ohne manuellen Aufwand.

Intelligente Mengenplanung

WebMenü kombiniert historische Verbrauchsdaten mit aktuellen Vorbestellungen zu einer exakten Produktionsempfehlung. Die Küche weiß bereits am Vortag, wie viele Portionen pro Gericht benötigt werden. Das reduziert Lebensmittelverschwendung um bis zu 20 Prozent und senkt die Wareneinsatzkosten spürbar.

Speiseplan-Management

Verwalten Sie mehrere Menülinien parallel — vom klassischen Tagesmenü über die Salatbar bis zur Wok-Station. Allergene und Zusatzstoffe werden gemäß LMIV automatisch gekennzeichnet. Nährwertangaben können optional angezeigt werden. Mitarbeiter filtern den Speiseplan nach Ernährungsvorlieben wie vegetarisch, vegan oder laktosefrei.

Multi-Standort-Verwaltung

Verwalten Sie alle Kantinen Ihres Unternehmens in einer zentralen Plattform — mit standortspezifischen Speiseplänen, unterschiedlichen Caterern und individuellen Abrechnungsmodellen. Zentrale Auswertungen liefern standortübergreifende Kennzahlen zu Kosten, Teilnahmequoten und Zufriedenheit.

Konkret: Was Ihre Kantine mit WebMenü spart

Rechenbeispiel für eine mittelgroße Betriebskantine mit 300 Essen pro Tag an 220 Arbeitstagen.

Weniger Verschwendung

~15.000 Euro/Jahr

Durch intelligente Mengenplanung sinkt die Überproduktion um durchschnittlich 20 Prozent. Bei einem Wareneinsatz von ca. 3,50 Euro pro Portion und 300 Essen täglich ergibt sich ein erhebliches Einsparpotential bei Lebensmittelkosten.

Weniger Administration

~12.000 Euro/Jahr

Automatische Abrechnung, digitale Zuschussverrechnung und wegfallende Bargeldverwaltung sparen rund 2 Stunden pro Tag an Verwaltungsaufwand. Keine manuellen Listen, keine Kassenabrechnungen, keine Excel-Tabellen.

Bargeldlose Abwicklung

0 Euro Kassendifferenz

Keine Kassendifferenzen mehr, kein Münzzählen, kein Wechselgeld-Vorrat. Die RFID-Bezahlung beschleunigt den Durchsatz an der Ausgabe und eliminiert bargeldbedingte Fehlerquellen vollständig.

Gesamtes Einsparpotential

~27.000 Euro/Jahr

Konservative Rechnung ohne Berücksichtigung weiterer Vorteile wie höhere Mitarbeiterzufriedenheit, bessere Teilnahmequote oder reduzierter Krankheitsstand durch ausgewogene Ernährung.

Branchenspezifische Lösungen

Jede Branche hat eigene Anforderungen an die Betriebsverpflegung. WebMenü passt sich an.

Produktion & Industrie

Im Schichtbetrieb zählt jede Minute Pause. WebMenü ermöglicht die Vorbestellung pro Schicht, sodass das Essen bei Pausenbeginn bereitsteht. Robuste RFID-Terminals sind für den Einsatz in industriellen Umgebungen ausgelegt. Mehrere Ausgabezeiten pro Tag werden problemlos abgebildet — Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht.

Schichtspezifische Bestellzeiten
Robuste Hardware für raue Umgebungen
Schnelle Ausgabe unter 3 Sekunden

Büro & Verwaltung

Flexible Arbeitsmodelle erfordern flexible Verpflegung. Mitarbeiter bestellen auch aus dem Homeoffice für ihren Bürotag vor. WebMenü unterstützt neben der regulären Kantinenverpflegung auch Meetingcatering und Konferenzbestellungen. Der Essenszuschuss wird automatisch und steuerkonform abgerechnet.

Homeoffice-flexible Vorbestellung
Meetingcatering-Modul
Automatischer Essenszuschuss

Kliniken & Pflege

In Kliniken und Pflegeeinrichtungen muss die Verpflegung rund um die Uhr funktionieren — für Patienten und Mitarbeiter gleichermaßen. WebMenü bildet Diätkostformen, Sonderkostanforderungen und allergenbezogene Einschränkungen zuverlässig ab. Die Bestellung kann durch Pflegekräfte stellvertretend für Patienten erfolgen.

Patienten- und Mitarbeiterverpflegung
Diätkostformen und Sonderkost
24/7-Betrieb mit Mehrfachausgabe

Häufige Fragen zur Betriebsverpflegung mit WebMenü

Wie funktioniert der Arbeitgeberzuschuss mit WebMenü?

WebMenü verrechnet den steuerfreien Sachbezug nach §8 Abs. 2 EStG automatisch. Der aktuelle Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt 4,13 Euro pro Mahlzeit (Stand 2026). Bei jeder Transaktion wird der Arbeitgeberzuschuss automatisch abgezogen und in einer revisionssicheren Dokumentation für die Lohnbuchhaltung erfasst. Mitarbeiter sehen auf ihrer Abrechnung transparent den Eigenanteil und den Zuschuss. Die Exportfunktion liefert die Daten im Format gängiger Lohnabrechnungssysteme wie DATEV, SAP HR oder Sage.

Können Mitarbeiter auch spontan in der Kantine essen?

Ja, selbstverständlich. Die Online-Vorbestellung ist ein optionales Angebot, das die Planbarkeit für die Küche deutlich verbessert. Mitarbeiter, die sich spontan für die Kantine entscheiden, bezahlen einfach per RFID-Karte an der Ausgabe. Der Arbeitgeberzuschuss wird auch bei Spontanbesuchen automatisch verrechnet. In der Praxis zeigt sich: Wenn die Vorbestellung einfach und bequem ist, nutzen 60 bis 80 Prozent der Mitarbeiter sie freiwillig.

Funktioniert WebMenü mit unserem bestehenden Kassensystem?

WebMenü bietet Schnittstellen zu gängigen POS- und Kassensystemen. Über die offene API lässt sich die Software in bestehende Infrastruktur integrieren. In der Praxis entscheiden sich viele Kunden jedoch für die integrierte RFID-Lösung von WebMenü, da sie speziell für die Gemeinschaftsverpflegung entwickelt wurde und Bestellung, Ausgabe und Abrechnung nahtlos verbindet.

Was passiert im Schichtbetrieb?

WebMenü unterstützt flexible Bestellzeiten und mehrere Ausgabezeiten pro Tag. Für Schichtbetriebe konfigurieren Sie unterschiedliche Essenszeiten und Menüs — etwa Frühstück für die Frühschicht, Mittagessen für die Tagschicht und warme Mahlzeiten für die Spätschicht. Bestellfristen können pro Schicht individuell festgelegt werden, sodass die Küche zu jedem Zeitpunkt weiß, wie viele Portionen benötigt werden.

Wie schnell ist die Einführung von WebMenü?

Die Einführung dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen. Das umfasst die Systemkonfiguration und Anpassung an Ihre Prozesse, die Installation der RFID-Hardware an den Ausgabestellen, die Einrichtung der Mitarbeiter- und Organisationsdaten sowie die Schulung des Küchen- und Verwaltungspersonals. Während der gesamten Einführungsphase steht Ihnen ein persönlicher Projektleiter als Ansprechpartner zur Seite.

WebMenü für Ihre Kantine testen

Erfahren Sie in einer persönlichen Demo, wie WebMenü die Betriebsverpflegung in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Unverbindlich und kostenlos.