Full-Service: Wir managen Ihre Schulverpflegung
Kein Personal für die Essensverwaltung? Kein Problem. WebMenü Full-Service übernimmt die komplette Organisation — von der Elternkommunikation bis zur Endabrechnung.
Kennen Sie das?
Die Verwaltung der Schulverpflegung bindet wertvolle Ressourcen — und ist doch unverzichtbar. Viele Schulen und Caterer kennen diese Situationen nur zu gut:
Zeitfresser Essensverwaltung
Die Sekretärin verbringt 2 Stunden täglich mit Essensbestellungen und Elternanfragen. Zeit, die für die eigentlichen Schulaufgaben fehlt.
BuT-Chaos
BuT-Anträge stapeln sich — und jeder Fehler bedeutet Rückforderungen vom Jobcenter. Die Abrechnung mit Sozialämtern ist komplex und fehleranfällig.
Personenabhängigkeit
Wenn die zuständige Person krank wird oder die Schule verlässt, bricht die gesamte Essensverwaltung zusammen. Das Wissen steckt in einem einzigen Kopf.
Fehlende Transparenz
Eltern beschweren sich über unklare Abrechnungen, verlorene Bestellungen und fehlende Ansprechpartner. Das kostet Vertrauen — und erzeugt noch mehr Anfragen.
Lösung: WebMenü Full-Service
Wir übernehmen alle administrativen Aufgaben rund um Ihre Schulverpflegung. Sie konzentrieren sich auf das, was Sie am besten können — wir kümmern uns um den Rest.
Einrichtung & Konfiguration
- Komplette Systemeinrichtung inkl. Datenübernahme aus Altsystemen
- Speiseplan-Struktur nach Ihren individuellen Anforderungen
- Preiskategorien, Kostformen und Allergene konfigurieren
- RFID-Chip-Bestellung und Erstverteilung an die Schüler
Elternkommunikation
- Elternbriefe zur Systemeinführung — verständlich und professionell
- Hotline für Elternfragen zu Anmeldung, Passwort und Bestellung
- Unterstützung bei Beschwerden und Rückfragen
- Mehrsprachige Informationsmaterialien für internationale Elternschaft
BuT-Abrechnung
- Erfassung und Prüfung aller BuT-Bescheide (Bildung und Teilhabe)
- Automatische Zuweisung der Ermäßigungen im System
- Quartalsweise Abrechnung mit Jobcentern und Sozialämtern
- Lückenlose Dokumentation für behördliche Prüfungen
Laufender Betrieb
- Tägliche Kontrolle der Bestellungen und Abrechnungen
- Speiseplan-Pflege und regelmäßige Aktualisierung
- Kontoüberwachung, Mahnwesen und Zahlungserinnerungen
- Monatsberichte für Schulleitung und Caterer
Support & Schulung
- Telefonischer Support für Verwaltung und Caterer
- Fernwartung per TeamViewer bei technischen Fragen
- Einarbeitung und Schulungen für neue Mitarbeiter
- Regelmäßige Software-Updates ohne Ausfallzeiten
Abrechnung & Finanzen
- SEPA-Lastschrifteinzug bei Eltern — pünktlich und zuverlässig
- Caterer-Abrechnung und Gutschrifterstellung
- Erstattungen bei Austritt oder Schulwechsel
- Jahresabschluss und vollständige Kontenbereinigung
Vergleich: Self-Service vs. Full-Service
Beide Varianten nutzen dieselbe leistungsstarke WebMenü-Software. Der Unterschied liegt darin, wer die tägliche Verwaltungsarbeit übernimmt.
| Aufgabe | Self-Service | Full-Service |
|---|---|---|
| Elternanfragen beantworten | Sie selbst | WebMenü-Team |
| BuT-Abrechnung | Sie selbst | WebMenü-Team |
| Speiseplan-Pflege | Sie selbst | WebMenü-Team |
| Kontoüberwachung & Mahnwesen | Sie selbst | WebMenü-Team |
| SEPA-Lastschrifteinzug | Sie selbst | WebMenü-Team |
| Caterer-Abrechnung | Sie selbst | WebMenü-Team |
| Software-Updates | Automatisch | Automatisch |
| Geschätzter Aufwand pro Woche | 8–15 Stunden | 0 Stunden |
Für wen ist Full-Service ideal?
Schulen ohne Verwaltungspersonal
Ihre Sekretärin hat schon genug zu tun. Mit Full-Service entfällt die Essensverwaltung komplett — ohne dass Sie eine zusätzliche Stelle schaffen müssen.
Kommunen mit mehreren Schulen
Sie verwalten die Schulverpflegung für eine ganze Stadt oder einen Landkreis? Full-Service bietet zentrale Verwaltung für alle Standorte — mit einheitlichen Prozessen und Reporting.
Caterer mit Rundum-Sorglos-Anspruch
Bieten Sie Ihren Kunden nicht nur gutes Essen, sondern auch die komplette Verwaltung dazu an. Full-Service wird zu Ihrem Differenzierungsmerkmal bei Ausschreibungen.
Träger mit Kostendruck
Verwaltungskosten senken, ohne an Qualität zu verlieren. Unser spezialisiertes Team erledigt die Arbeit effizienter als eine Teilzeitkraft, die nebenbei noch andere Aufgaben hat.
So starten Sie mit Full-Service
Beratungsgespräch
Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuelle Situation, die Anzahl der Standorte und Ihre Anforderungen. Unverbindlich und kostenfrei.
Einrichtung
In 2–4 Wochen konfigurieren wir das System, übernehmen vorhandene Daten und informieren die Eltern. Sie müssen sich um nichts kümmern.
Laufender Betrieb
Wir übernehmen die tägliche Verwaltung — Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernaufgaben. Bei Fragen ist Ihr fester Ansprechpartner immer erreichbar.
Häufige Fragen zum Full-Service
Was kostet der Full-Service?
Die Kosten richten sich individuell nach der Anzahl der Essensteilnehmer. Unser Pay-per-Portion-Modell sorgt dafür, dass Sie nur zahlen, was tatsächlich abgerechnet wird — ohne versteckte Kosten oder Grundgebühren. Sprechen Sie uns für ein konkretes Angebot an.
Können wir später auf Self-Service wechseln?
Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich. Das System bleibt das gleiche — Sie übernehmen lediglich die Verwaltungsaufgaben selbst. Wir schulen Ihr Team entsprechend ein, sodass der Übergang reibungslos funktioniert.
Wer ist mein Ansprechpartner?
Sie erhalten einen festen Ansprechpartner bei NTConsult, der Ihre Einrichtungen und deren Besonderheiten kennt. Erreichbar per Telefon und E-Mail — keine anonyme Hotline, sondern persönliche Betreuung.
Funktioniert das auch für mehrere Standorte?
Ja, Full-Service ist besonders bei Multi-Standort-Szenarien sinnvoll. Wir verwalten alle Schulen zentral — mit einheitlichen Prozessen und standortübergreifendem Reporting. Das reduziert Kosten und erhöht die Qualität.
Brauchen wir trotzdem jemanden vor Ort?
Nur für die physische RFID-Chip-Ausgabe an neue Schüler. Alle anderen Aufgaben — von der Elternkommunikation über die BuT-Abrechnung bis zum Mahnwesen — managen wir vollständig remote.
Full-Service unverbindlich anfragen
Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch klären, ob Full-Service für Ihre Situation die richtige Lösung ist. Unverbindlich und kostenfrei.
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